Glissez toutes vos factures : l'import en masse (PDF, photos, Factur-X) expliqué

Que peut-on glisser, concrètement ?

Tout dépend de la nature du fichier. Un export de votre ancien outil (Excel ou CSV) porte votre historique structuré : clients, factures émises, factures fournisseurs, transactions bancaires, catalogue. C'est la porte « tableur », avec aperçu des colonnes et correction avant import.

Les pièces en vrac — factures fournisseurs reçues en PDF par e-mail, photos de tickets de caisse, reçus de frais — passent par la porte « PDF & photos ». Vous pouvez en déposer jusqu'à deux cents d'un coup ; chaque fichier est traité individuellement et affiche son état en temps réel.

Enfin, le fichier FEC (Fichier des Écritures Comptables) permet une reprise comptable normalisée depuis n'importe quel logiciel ou depuis votre expert-comptable.

Ce qui se passe pour chaque fichier

Pour un PDF, le système cherche d'abord un XML Factur-X embarqué. S'il existe, la facture est électronique au sens de la norme EN 16931 : ses données (fournisseur, montants, TVA) sont lues telles que l'émetteur les a déclarées. Import exact, aucune interprétation, aucune revue nécessaire.

S'il n'y a pas de XML — PDF simple, scan, photo — la lecture automatique prend le relais : elle extrait fournisseur, SIREN, numéro, date et montants, et crée un brouillon de facture entrante accompagné d'un score de confiance. Les montants sont traités en centimes entiers, sans arrondi flottant, et la cohérence HT + TVA = TTC est vérifiée.

Cette architecture à deux chemins reflète la réforme 2026-2027 : la facturation électronique rend la lecture automatique inutile pour les factures qui transitent par le réseau, mais elle reste indispensable pour la transition et pour ce qui ne sera jamais électronique, comme les tickets de frais.

Pré-rempli n'est pas validé : la revue humaine

Un brouillon issu de la lecture automatique n'entre jamais seul en comptabilité. Si la confiance moyenne dépasse le seuil et qu'aucun champ critique ne manque, il est pré-classé ; sinon, il rejoint la file de revue où vous corrigez et validez en quelques secondes, pièce sous les yeux.

C'est un choix délibéré : sur des données comptables, un système honnête pré-remplit et laisse la décision à l'humain. Le compte-rendu de fin d'import distingue clairement les brouillons pré-classés en confiance haute, ceux à vérifier et les fichiers non exploitables. Les factures électroniques reçues par la plateforme agréée sont lues directement ; les PDF et photos déposés sont pré-remplis par lecture automatique, puis validés par vous.

Faut-il trier mes fichiers avant de les glisser ?

Non. Chaque fichier prend automatiquement le bon chemin : Factur-X détectée, lecture automatique sinon. Les fichiers illisibles sont signalés individuellement sans bloquer les autres.

Vaut-il mieux un export Excel ou des PDF ?

Si votre ancien outil sait exporter un tableur, préférez-le : les données sont déjà structurées, l'import est exact. Les PDF et photos servent pour les pièces qui n'existent que sous cette forme — factures fournisseurs reçues par e-mail, reçus, tickets.

Les photos de tickets de caisse fonctionnent-elles ?

Oui, JPG, PNG et WebP sont acceptés. Un ticket froissé ou mal éclairé donnera simplement un score de confiance plus bas et passera en revue plutôt qu'en pré-classement.

Que se passe-t-il si je glisse deux fois le même fichier ?

Rien de grave : l'import est idempotent. Une pièce déjà présente est ignorée, jamais dupliquée — vous pouvez rejouer un dossier entier sans risque.